Vous devez avant tout vous demander quelles sont les données de vos clients et des visiteurs de votre site Web dont vous avez réellement besoin et sous quelle forme, et ensuite les saisir (les «traiter»).
D’une manière générale, le traitement de données n’est pas interdit par le RGPD. Il s’agit plutôt d’une réglementation visant à protéger les consommateurs. Vous êtes autorisé(e) à traiter (collecter) uniquement les données qui sont véritablement requises pour atteindre l’objectif fixé et justifient donc leur traitement. Dans une boutique en ligne, cela peut être, par exemple, l’adresse postale et la date de naissance. L’appartenance religieuse n’est pas déterminante, par exemple, pour l’achat d’une bouteille de vin. Exiger ou stocker cette information ne serait donc pas justifié au regard du RGPD.
Une fois que vous avez un aperçu des données que vous traitez et de leur mode de traitement, vous devez les consigner (registre des traitements de données). Dans le cas d’une enquête, vous devez être en mesure de présenter ce document. Dans certaines circonstances, les petites entreprises sont exclues de cette obligation.
De plus, chacun est libre d’exiger un accès aux données traitées le concernant et d’en connaître les utilisations prévues.
Si plusieurs personnes ont accès à ces données (par ex. webmasters, employés, partenaires externes), celles-ci doivent également documenter et prouver qu’elles ont une raison légitime de travailler avec ces données.
Les mesures de protection (protection contre les virus, stockage des données, protection contre les accès non autorisés, etc.) doivent également être appropriées et documentées.
Les newsletters ont été soumises à une réglementation plus rigoureuse. Tandis qu'auparavant une simple inscription suffisait pour une newsletter, le RGPD exige la procédure «Double-Opt-In». Si vous obtenez des adresses de destinataires et éventuellement d’autres informations autrement que par le biais de cette procédure en deux étapes, vous enfreignez potentiellement ce Règlement si vous ne prenez pas de dispositions pour vous mettre à jour concernant cette procédure.
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