Introduction
En tant qu’administrateur d’un groupe Cloud Office, vous disposez de différentes possibilités de gestion dans le Control Panel Hostpoint. Vous pouvez par exemple créer de nouvelles adresses e-mail, ajouter ou supprimer des domaines au groupe et définir des paramètres de sécurité.
Toutefois, les fonctions suivantes ne sont disponibles que directement dans Cloud Office:
- Créer et gérer des groupes
- Créer et gérer les ressources
- Modifier les données publiques des utilisateurs supprimés
Pour modifier ces paramètres, vous devez vous connecter à Cloud Office avec votre compte administrateur.
Connexion à Cloud Office en tant qu’administrateur
La connexion avec un compte administrateur dans Cloud Office n’est possible que via le Control Panel Hostpoint.
Procédez comme suit:
- Connectez-vous avec votre Hostpoint ID et votre mot de passe dans le Control Panel Hostpoint.
- Ouvrez «E-mail & Cloud Office».
- Cliquez en haut à droite sur «Afficher les groupes Cloud Office».
- Sélectionnez le groupe Cloud Office souhaité.
- Dans le menu, cliquez sur «Paramètres de Cloud Office».
- Cliquez sur «Se connecter à Cloud Office en tant qu’administrateur».
→ Vous serez automatiquement redirigé vers Cloud Office, où vous serez connecté en tant qu’administrateur.
Fonctions dans Cloud Office
Gestion des groupes
Vous pouvez regrouper plusieurs utilisateurs de messagerie en un seul groupe. Vous gagnez ainsi du temps lors de la rédaction d’e-mails ou de la création de rendez-vous, car vous n’avez plus besoin de sélectionner individuellement tous les destinataires ou participants. Dans une entreprise, cela s’applique par exemple aux personnes qui appartiennent au même service ou qui travaillent sur le même projet.
Pour gérer les groupes, cliquez en haut à droite sur l’icône de la roue dentée, puis sur «Tous les réglages» > «Groupes». Ici, vous pouvez créer de nouveaux groupes et modifier ou supprimer des groupes existants.
Gestion des ressources
Les ressources désignent des objets utilisables conjointement qui peuvent faire l’objet d’invitations à des rendez-vous. Dans la pratique, il s’agit généralement de salles de réunion, d’appareils ou de postes de travail qui doivent être réservés.
Chaque ressource a sa propre adresse e-mail et son propre agenda. Vous pouvez définir vous-même l’adresse e-mail. En outre, vous pouvez décider si les demandes de rendez-vous doivent être traitées automatiquement ou si elles doivent être transmises à une personne pour traitement manuel.
Pour gérer les ressources, cliquez sur l’icône de la roue dentée en haut à droite, puis sur «Tous les réglages» > «Ressources». Ici, vous pouvez créer de nouvelles ressources ainsi que modifier ou supprimer des ressources existantes.
Modifier les données publiques des utilisateurs supprimés
Si vous supprimez un utilisateur de messagerie, toutes les données privées (e-mails, calendrier, contacts, etc.) de cette personne seront définitivement supprimées. Toutefois, cela ne s’applique pas aux données que la personne a rendues publiques et qui sont donc visibles par tous les autres membres du groupe Cloud Office (p. ex. contacts ou fichiers sur Hostpoint Drive). Ces données sont conservées.
Avec le compte administrateur, vous avez accès à ces données publiques et pouvez les modifier ou les affecter à un autre utilisateur.
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