Einführung
Als Administrator einer Cloud Office-Gruppe haben Sie im Hostpoint Control Panel verschiedene Verwaltungsmöglichkeiten. So können Sie beispielsweise neue E-Mail-Adressen erstellen, Domains zur Gruppe hinzufügen oder entfernen sowie Sicherheitseinstellungen festlegen.
Die folgenden Funktionen sind jedoch nur direkt in Cloud Office verfügbar:
- Gruppen erstellen und verwalten
- Ressourcen erstellen und verwalten
- Öffentliche Daten gelöschter Benutzer bearbeiten
Um diese Einstellungen bearbeiten zu können, müssen Sie sich mit Ihrem Administrator-Konto in Cloud Office anmelden.
Anmeldung in Cloud Office als Administrator
Die Anmeldung mit einem Administrator-Konto in Cloud Office ist nur über das Hostpoint Control Panel möglich.
Gehen Sie wie folgt vor:
- Melden Sie sich mit Ihrer Hostpoint ID und Ihrem Passwort im Hostpoint Control Panel an.
- Öffnen Sie «E-Mail & Cloud Office».
- Klicken Sie oben rechts auf «Cloud Office-Gruppen anzeigen».
- Wählen Sie die gewünschte Cloud Office-Gruppe aus.
- Klicken Sie im Menü auf «Cloud Office-Einstellungen».
- Klicken Sie auf «Administrator-Konto für Cloud Office öffnen (Autologin)».
→ Sie werden automatisch zu Cloud Office weitergeleitet und dort als Administrator angemeldet.
Funktionen in Cloud Office
Gruppen verwalten
Sie können mehrere E-Mail-Benutzer zu einer Gruppe zusammenfassen. Das spart Zeit beim Verfassen von E-Mails oder beim Erstellen von Terminen, da Sie nicht mehr alle Empfänger bzw. Teilnehmenden einzeln auswählen müssen. In einer Firma eignet sich das beispielsweise für Personen, die zur selben Abteilung gehören oder am gleichen Projekt arbeiten.
Um Gruppen zu verwalten, klicken Sie oben rechts auf das Zahnrad-Symbol und anschliessend auf «Alle Einstellungen» > «Gruppen». Hier können Sie neue Gruppen erstellen sowie bestehende Gruppen bearbeiten oder löschen.
Ressourcen verwalten
Als Ressourcen werden gemeinsam nutzbare Objekte bezeichnet, die zu Terminen eingeladen werden können. In der Praxis sind dies meist Sitzungszimmer, Geräte oder Arbeitsplätze, die gebucht werden müssen.
Jede Ressource verfügt über eine eigene E-Mail-Adresse und einen eigenen Kalender. Die E-Mail-Adresse können Sie selbst festlegen. Zudem können Sie entscheiden, ob Terminanfragen automatisch beantwortet oder sie einer Person zur manuellen Bearbeitung weitergeleitet werden sollen.
Um Ressourcen zu verwalten, klicken Sie oben rechts auf das Zahnrad-Symbol und anschliessend auf «Alle Einstellungen» > «Ressourcen». Hier können Sie neue Ressourcen erstellen sowie bestehende Ressourcen bearbeiten oder löschen.
Öffentliche Daten gelöschter Benutzer bearbeiten
Wenn Sie einen E-Mail-Benutzer löschen, werden alle privaten Daten (E-Mails, Kalender, Kontakte usw.) dieser Person endgültig gelöscht. Das gilt jedoch nicht für Daten, die von der Person als öffentlich erfasst wurden und daher für alle anderen Mitglieder der Cloud Office-Gruppe ersichtlich sind (z. B. Kontakte oder Dateien auf Hostpoint Drive). Diese Daten bleiben bestehen.
Mit dem Administrator-Konto haben Sie Zugriff auf diese öffentlichen Daten und können Sie bearbeiten oder einem anderen Benutzer zuordnen.
Für Supportanfragen verwenden Sie bitte dieses Formular.
