Una mailing list offre la possibilità a un gruppo ristretto di persone di scambiarsi messaggi sotto forma di e-mail. 
La differenza principale rispetto a una normale e-mail inviata a più destinatari è che nel caso della mailing list viene selezionato un unico indirizzo e-mail. Un messaggio inviato a questo indirizzo è distribuito automaticamente dalla software per la mailing list ai membri registrati.

Le mailing list sono simili a un forum. Il vantaggio rispetto ad un forum web è che i messaggi possono essere letti e scritti offline. Solo gli utenti registrati (indirizzi e-mail registrati), possono comunque partecipare a questa lista e inviare messaggi. È anche comune che una mailing list é pubblica e quindi visibile a tutti.

Per impostazione predefinita, le liste in Mailman sono disponibili al pubblico. Ma il nostro sistema è impostato in modo che le nuove liste saranno creati e sono solo in accessibili in privato.

Come amministratore di una mailing list, si ha la possibilità in qualsiasi momento, di modificare queste opzioni in Mailman.